Je ne vous apprendrai rien si je vous dis que la gestion du temps dans un hôtel est un véritable défi quotidien. Plus que dans une entreprise ordinaire, être ouvert 24h/24, 7j/7 et recevoir un flux de clients continu, nous fait vivre dans un sentiment d’urgence permanent. Au fur et à mesure de mes échanges avec des directeurs, gérants, chefs de réception ; j’ai constaté que cet état de fait est perçu comme une fatalité qui les empêche de se projeter dans l’avenir, de prendre du recul, d’établir une stratégie, ou de se former.

Cette situation perçue comme immuable laisse à penser aux hôteliers que cela ne changera jamais. Qu’il ne peut en être autrement. Malheureusement rester dans ce schéma de pensée ne vous permettra pas d’améliorer votre situation.

On ne peut reproduire un comportement identique et espérer que le résultat final soit différent.

Si vous avez besoin d’un investissement demain, pour embaucher un nouveau collaborateur, un nouveau logiciel (pour gagner du temps) ou des rénovations, etc. Il faut agir aujourd’hui en vous concentrant sur la fonction principale d’un responsable d’hôtel qui est d’augmenter le chiffre d’affaires.

Chaque entreprise rencontre des difficultés et doit les résoudre en ajustant un jour ou l’autre son mode de fonctionnement. Il serait bien prétentieux de prétendre que la situation des hôtels est insoluble ou que seules les grandes entreprises avec des fonds importants peuvent réussir.

Ici point de dépense seulement de la méthode

Le secret de la gestion du temps, c’est qu’il n’y en a pas. Il ne s’agit pas d’une recette miraculeuse qui vous donnera comme par magie le temps de faire tout ce dont vous avez besoin sans rien changer à votre organisation personnelle. Alors si vous avez vraiment envie de changer et êtes prêt à vous remettre en question, vous pourrez améliorer votre quotidien et in-fine vos revenus, pour être plus efficace et vous aider à vous concentrer sur ce qui importe vraiment. Voici, donc 5 conseils pour mieux gérer votre temps.

Plan de l’article :

  1. Se fixer des objectifs
  2. Définir les priorités
  3. Savoir Déléguer
  4. Prévoir l’imprévu
  5. Ne pas se leurrer

1/ Se fixer des objectifs

La première clé pour sortir de ce sentiment permanent d’être débordé, est d’identifier avec précision les objectifs que l’on doit remplir. Cela peut paraître d’une simplicité enfantine, néanmoins le fait de savoir exactement ce que l’on doit faire et pourquoi on doit le faire vous permettra de vous concentrer, d’éliminer des tâches inutiles et de vous recentrer sur votre finalité.

Si votre objectif est simplement de faire tourner la boutique (hôtel) ad vitam aeternam sans réel but, vous y arriverez sans doute mais pour quel résultat ?

Vous serez d’accord avec moi (je l’espère) en affirmant que la mission première d’un responsable d’hôtel est de pérenniser le chiffre d’affaires de l’établissement (donc faire des bénéfices). Vous en conviendrez, il ne s’agit pas d’une perspective très motivante, car infinie et imprécise. Votre véritable but est, ce que vous allez faire de cet excédent, verser des primes, investir, rénover, etc. Ce qui est tout de suite plus motivant.

Pour concrétiser ces projets, vous allez devoir vous fixer des objectifs, découleront alors les tâches que vous devrez effectuer. Les connaître précisément vous permettra d’éviter de procrastiner, garder votre motivation sur le long terme et faire les bons choix.

Se fixer comme objectif de vouloir augmenter le prix moyen sans réel plan d’action ne constitue qu’un vœu pieux qui ne vous donne aucune indication sur : Comment ? Combien ? Quand ?

Pour vous aider à définir ces objectifs voici la méthode SMART, qui est un moyen mnémotechnique conceptualisé par Peter Drucker en 1954 :

  • Spécifique : Détailler le plus possible les actions à faire pour atteindre l’objectif.
  • Mesurable : Trouver un ou des indicateurs qui vous serviront de points de contrôle.
  • Atteignable : Il vaut mieux procéder progressivement pour atteindre votre but.
  • Réaliste : Ne fixez pas des objectifs irréalistes qui ne feront que vous démotiver.
  • Temporel : Planifier les étapes et la dates limites afin de vous organiser.

Exemple : Je veux optimiser mon chiffre d’affaires en utilisant des techniques de yield management.

Spécifique : J’ai une bonne occupation à l’année, je vais donc me concentrer sur l’augmentation du prix moyen.

  • Pour ce faire je dois analyser (entre autres) l’historique de mon hôtel.

  • Lire des livres en revenue management.

  • Développer mes compétences sur Excel.

  • Définir mon budget pour l’année à venir.

Mesurable : Je vais suivre les indicateurs suivants, prix moyen, taux d’occupation, revpar.

Atteignable et Réaliste : je dois augmenter mon chiffre d’affaires de 2 % cette année.

Temporel : J’ai un mois pour faire mon budget, tous les matins je vais affiner ma politique tarifaire 1h, à la fin de chaque mois je fais un bilan.

Une fois que vous avez compris la méthode vous n’avez plus qu’à détailler vos différents objectifs pour l’année à venir.

2 /Définir les priorités

Pourquoi les hôteliers (voir tout le monde) sont toujours débordés en permanence ? Tout simplement parce que nous souhaitons effectuer de trop nombreuses tâches dans une période de temps trop courte. Pour être plus efficace, il faut mieux gérer son temps, ce qui passe nécessairement par une réorganisation de la liste de vos tâches, voir l’élimination de certaines.

 

Vous connaissez sans doute la métaphore du vase, des pierres, des graviers et du sable ?

 

Si vous commencez par remplir le vase avec les plus petits éléments pour finir par les plus volumineux, votre vase débordera. Mais si vous faites l’inverse, tout devrait rentrer. C’est la même chose lorsqu’il s’agit de votre temps, d’où l’intérêt de bien identifier ses priorités. Vous constaterez que bon nombre de tâches qui vous incombent ne servent pas directement vos objectifs mais sont nécessaires à votre activité, ils vous faut donc les hiérarchiser.

L’outil, que je vais vous proposer a été inventé par Dwight David Eisenhower. Il fut Général des forces armées américaines pendant la seconde guerre mondiale et par la suite président des États-Unis. Il fut l’un des acteurs du débarquement de Normandie. Un événement qui mobilisa plus d’un million d’hommes et de femmes. Alors vous pouvez lui faire confiance en matière d’organisation.

Il mit au point une matrice de décision qui lui permit de gérer ses priorités. je n’irai pas jusqu’à dire qu’un hôtel est un champ de bataille mais sa méthode peut vous aider à vous organiser.

A l’horizontale vous trouverez le degré d’urgence de la tâche et à la verticale le degré d’importance.

Urgentes et importantes : sont les activités qui doivent être traitées immédiatement et uniquement par vous:

  • Problème de comptabilité

  • Plaintes clients

  • Fuites

Importantes et pas urgentes : regrouper les tâches plus ou moins récurrentes que vous pouvez planifier :

  • Faire les caisses

  • Traiter les factures

  • Faire les paies

Pensez à les ajouter dans votre calendrier/ agenda.

Urgentes et peu importantes : ce sont les tâches les plus chronophages, il est important d’essayer de les déléguer :

  • Mettre à jour les tarifs dans le channel manager

  • Répondre à l’enquête Insee mensuelle

  • Archiver des documents

Pas urgents, pas Importantes : est constitué de tâches inutiles qui peuvent être supprimées :

  • Réunion inutile

  • Tout ce qui n’a pas d’impact positif sur votre chiffre d’affaires.

Dans un premier temps vous allez vous rendre compte que tout est urgent et important à vos yeux, néanmoins l’intérêt de cet exercice est de faire maigrir cette case en déléguant ou en faisant grossir la case importante non urgente.

Petit conseil en plus afin d’augmenter votre productivité. Commencez toujours votre journée par la tâche qui vous demande le plus de concentration, qui vous plaît le moins. Avant même d’ouvrir votre boite email ou de prendre des nouvelles du front. Cela vous soulagera pour le reste de la journée et vous n’aurez pas d’excuse d’avoir était interrompu par une urgence.

3/ Savoir Déléguer

Vous avez hiérarchisé vos priorités mais vous vous rendez compte que vous ne pouvez pas en éliminer autant que vous l’auriez pensé ? Peut-être êtes-vous comme de nombreux responsables d’hôtel qui rechignent à déléguer des tâches parce que de toute façon « ça ne sera pas bien fait » ? Malheureusement pour réussir votre nouvelle organisation vous avez besoin d’être aidé par vos collaborateurs. Vous avez la responsabilité du chiffre d’affaires de votre hôtel et de la réussite de vos objectifs. Est-ce que passer une demi-journée à «insérer ici une tâche non importante et non urgente de votre liste » va vous aider à les atteindre? Vous me direz qu’ils n’ont pas les compétences et ne sont pas motivés, blablabla….

Je vous répondrai qu’il vous incombe de les former, d‘expliquer, de répéter, de contrôler car cela vous permettra à la fin du mois d’économiser des dizaines d’heures.

Vous devez vous concentrer sur des tâches à « réelle valeur ajoutée », qui ont un véritable impact sur la profitabilité de votre entreprise.

Déléguer une tâche à de nombreux bénéfices pour votre équipe, vous augmenterez leur motivation en leur accordant votre confiance. En valorisant leurs compétences, vous leur permettrez de casser la routine, de les responsabiliser et de les faire évoluer professionnellement. Ils pourront ainsi vous être d’une plus grande aide à l’avenir, dans l’accomplissement de vos objectifs.

Comme précisé plus haut, il vous faut changer votre façon de travailler pour voir la différence cela ne viendra pas du jour au lendemain mais patience est mère de toutes les vertus.

4/ Prévoir l’imprévu

L’une des raisons pour lesquels on est toujours débordé et c’est d’autant plus vrai dans un hôtel, où il y a toujours une « urgence », plainte à la réception, problème de réservation introuvable (quand on est complet sinon ce n’est pas drôle), fuites et pannes diverses. Il y a un certain nombre de choses que l’on ne peut prévoir. C’est là que toute personne qui s’intéresse à la gestion du temps vous dira que le secret c’est de prévoir du temps pour les imprévus.

Eh oui ! Lorsque vous planifiez votre semaine ou mois, pensez à garder des périodes creuses dans votre agenda pour traiter ce type d’imprévu. Si vous avez un planning trop chargé vous ne ferez que reporter vos tâches que vous n’aurez pas eu le temps de réaliser, elles s’accumuleront et vous finirez découragé.

Pensez aussi à instaurer des règles avec vos équipes. En déterminant les raisons pour lesquelles ils peuvent venir vous voir ou les étapes à suivre avant d’avoir l’outrecuidance de vous importuner. (notamment lorsqu’une personne arrive à la réception avec une confirmation et que l’on n’a pas de réservation dans le système) Vous pouvez également vous aménager des plages horaires dans votre agenda (lorsque vous devez vous concentrer) pendant lesquelles on ne peut vous importuner sauf pour un péril mortel imminent.

5/ Ne pas se leurrer

Soyons très clair parfois le problème c’est nous! Entre le téléphone portable et l’ordinateur, nous sommes entourés de potentielles distractions. Vous cherchiez l’adresse du centre des impôts le plus proche et sans vous en rendre compte finissez à regarder des vidéos de chatons mignons sur internet.

Pour vous aider voici quelques outils:

Vous pouvez par exemple bloquer des sites pendant certaines heures de la journée. Il vous suffit de créer une liste des sites sur lequel on aime se perdre (réseaux sociaux, site de vidéos, info). De sélectionner les jours et les heures ( du lundi au vendredi de 9h à 18h)

Leechblock pour Mozilla et Explorer / Stayfocusd pour Chrome / Wastenotime sur Safari

Vous devez produire un rapport ou une stratégie mais l’inspiration ne vient pas et vous finissez par jouer au démineur ? Vous pouvez utiliser Focus Writer. C’est un traitement de texte qui va cacher tout votre bureau et barre de tâche. Vous pouvez fixer des objectifs en nombre de mots ou en temps. Vous ne pourrez quitter le traitement de texte qu’en ayant atteint l’objectif.

Si vous n’arrivez pas à faire taire les voix dans votre tête. Vous pouvez utiliser le générateur de bruit blanc Simplynoise qui favorise la concentration. C’est un peu comme une télévision à tube cathodique qui n’a pas de signal.

La meilleure des solutions si vous n’arrivez vraiment pas à vous concentrer reste du papier et un crayon sur un banc.

Pensez aussi à désactiver les notifications d’un maximum d’applications téléphone, ordinateur, programme. Ne garder que les alertes vraiment importantes. Comme vous rappeler un rendez-vous ou une tâche particulière que vous devez effectuer. Si c’est vraiment important les personnes vous appelleront.

J’aurais pu continuer à égrener de nombreuses autres méthodes pour vous organiser, néanmoins si vous arrivez à en appliquer quelques-unes vous devriez observer des améliorations. Lorsque vous vous serez réorganisé, vous aurez le temps de réaliser plus de choses qui ont un impact sur votre hôtel et vous bénéficierez d’un sentiment d’accomplissement. Les derniers conseils seraient de planifier des moments où vous pourriez lâcher prise pour être plus efficace au travail et de prendre du recul afin de réévaluer votre organisation pour rentrer dans un processus constant d’amélioration.

Souhaitez-vous d’autres conseils ? Avez-vous des bonnes pratiques à partager ? Exprimez-vous dans les commentaires.